System dla firm z ekipami za granicą
Cała ekipa za granicę z jednej kartoteki.
Dane pracownika wpisujecie raz. Umowy, aneksy i reszta kompletu na wyjazd powstają z nich na Waszych wzorach.
Zaczynamy od jednej ekipy. Tu nie wysyłacie danych pracowników.Rozmowa 30 minut z Markiem Gądkiem. Tu nie wysyłacie danych pracowników.
Znacie to?
Ekipa, która czeka na papiery, nie zarabia.
Tak wygląda wyjazd w firmach, które co miesiąc wysyłają ludzi na budowy za granicą, i tak wygląda z DAPLO Crew.
Dziśręcznie, w kilku miejscach
- Ekipa czeka na papieryKomplet nie jest gotowy na czas wyjazdu.
- Ktoś wypada ze składu dzień przed wyjazdemKadry robią wszystko od nowa.Papiery od nowa
- Generalny odsyła dokumentyBłąd w dacie albo nazwie firmy.
- Wszystko wie jedna osobaGdy kadrowa jest na urlopie, papiery stoją.
Z DAPLO Crewdane wpisane raz
- Komplet z kartotekiPowstaje, zanim ekipa wyjedzie.
- Nowa osoba, nowy kompletJednym kliknięciem, bez przepisywania.Dane wpisane raz
- Te same dane na każdej kartceNa Waszych wzorach dokumentów.
- Jedna kartoteka dla biuraDane i dokumenty każdej osoby w jednym miejscu.
Jak to działa dziś
Dane wpisujecie raz. Dokumenty biorą je z kartoteki.
-
Kartoteka pracownika
Kadrowa wpisuje pracownika raz. Te same dane stoją na umowie, na aneksie i na każdej kolejnej kartce.
-
Cały komplet w jednym pliku
Dokumenty kompletu łączą się w jeden plik PDF. Drukujecie go jednym poleceniem zamiast otwierać plik po pliku.
-
Na Waszych wzorach dokumentów
Dane z kartoteki trafiają w pola Waszych własnych wzorów umów i aneksów. Wzory przenosimy do systemu przy wdrożeniu.
-
Kilka spółek, jedna kartoteka
Ten sam pracownik bywa zatrudniony w różnych spółkach z grupy. Przy generowaniu wybieracie spółkę, a na dokumentach zmieniają się jej nazwa, dane rejestrowe i osoba reprezentująca.
-
Nowy dokument z jednego zdania
Opisujecie, jakiego dokumentu potrzebujecie, a system proponuje treść i pola. Wzór trafia do użytku dopiero, gdy kadrowa go zatwierdzi. Przy tworzeniu wzoru system widzi tylko pola, bez danych pracowników.
-
Pytacie po polsku, dostajecie odpowiedź
Właściciel albo koordynator pyta o wyjazdy i ekipy. Odpowiedź powstaje z danych zbiorczych, bez szczegółów o pracownikach, i przed decyzją warto ją sprawdzić.
Na obrazach trzy ekrany DAPLO Crew: kartoteka Tomasza Wrony z wypełnionymi polami, komplet jego dokumentów połączony w jeden plik PDF do druku wzór aneksu SE, w którym pola imienia i nazwiska, PESEL i spółki wypełniają się danymi z kartoteki, kartoteka z wyborem firmy, przy którym na umowie zmienia się nazwa i dane pracodawcy. Dwa projekty widoku, które budujemy z pierwszymi firmami: kadrowa opisuje „Oświadczenie dla generalnego”, system proponuje wzór z polami, a kadrowa E. Górska go zatwierdza; pytanie „Ile osób wyjeżdża w październiku, tydzień po tygodniu?” i odpowiedź „Razem 18 osób w trzech ekipach” z wykresem tygodni 40–43 i uwagą, że odpowiedź pochodzi z danych zbiorczych.
Dla kogo
Dla firm, które regularnie wysyłają własne ekipy za granicę.
Najwięcej zyskacie, jeśli rozpoznajecie u siebie te sytuacje.
-
Wysyłacie własne ekipy do innych państw
Co miesiąc albo częściej, na budowy, montaże i kontrakty.
-
Przed każdym wyjazdem składacie komplet papierów
Umowy, aneksy, BHP i oświadczenia dla każdej osoby.
-
Skład ekipy zmienia się w ostatniej chwili
I dokumenty trzeba składać od nowa.
-
Macie jedną albo kilka firm w grupie
A pracownik bywa zatrudniony raz w jednej, raz w drugiej.
- Rusztowania
- Budownictwo
- Montaż przemysłowy
- Konstrukcje stalowe
- Instalacje i elektryka
- Wykończenia
Cztery drogi
Cztery sposoby przygotowania wyjazdu ekipy w porównaniu.
Przy każdym sposobie pokazujemy mocną stronę i ograniczenie, także tam, gdzie inna droga wypada lepiej.
-
Arkusz i doświadczona kadrowa
Mocna strona: Tanio i każdy w biurze go zna.
Kłopot: Wszystko wisi na jednej osobie, a dane przepisuje się do każdego dokumentu.
-
Program kadrowy
Mocna strona: Płace i ewidencja w jednym miejscu.
Kłopot: Nie składa kompletu na wyjazd i nie ma pól pod kraj wyjazdu.
-
Doradca lub kancelaria
Mocna strona: Ocenia przepisy i składa zgłoszenia w Waszym imieniu.
Kłopot: Dane ekipy i tak trzeba mu zebrać i przepisać.
-
DAPLO Crew
Mocna strona: Dane wpisane raz, komplet jednym kliknięciem, na Waszych wzorach.
Kłopot: Wniosków i zgłoszeń nie składa, to zostaje u biura albo doradcy.
Granice
Co robi system, a co zostaje po Waszej stronie.
Droga ekipy do wyjazdu krok po kroku. DAPLO Crew przygotowuje dane i dokumenty, resztę robicie Wy.
Robi DAPLO Crew
Robicie Wy i Wasz doradca
- Kartotekadane wpisane raz
- Komplet dokumentówna Waszych wzorach
- Podpisypracownik i firma
- Wnioski i zgłoszeniaA1, zgłoszenie w kraju wyjazdu
- Sprawy do ocenyocenia człowiek albo doradca
- Decyzja o wyjeździeosoba upoważniona w firmie
W budowie z pierwszymi firmami
Cała ekipa na jednym arkuszu, z nazwiskiem osoby, która zatwierdziła wyjazd.
Budujemy z pierwszymi firmami
-
01
Cała ekipa na jednym arkuszu
Kolumny to osoby z ekipy, wiersze to wymogi przed wejściem na budowę. Od razu widać, gdzie jest brak.
-
02
Każdy brak ma osobę i termin
Brak zamienia się w zadanie z rolą i terminem, więc widać, kto co załatwił.
-
03
Wiadomo, kto zatwierdził wyjazd
Wyjazd zatwierdza osoba upoważniona w Waszej firmie. Zmiana składu po zatwierdzeniu unieważnia decyzję i ekipa wraca do oceny.
Trzy widoki: arkusz ekipy wyjeżdżającej 17.10.2026 do Göteborga, w którym Dariusz Pietrzak ma brak przy szkoleniach, a Kamil Sowa wymaga oceny przy A1; zadanie dla kadr „uzupełnić szkolenie BHP D. Pietrzaka do 14.10.2026”, oznaczone jako załatwione; pieczęć „Zatwierdził: Jan Kowal, prezes, 14.10.2026, 16:05, lista wymogów wersja 1”.
Kto za tym stoi
Rozmawiacie z ludźmi, którzy budują ten system.
-
Marek Gądek
CEO · rozmowy z firmami
Prowadzi pierwszą rozmowę. Ustala zakres, wycenę i ofertę na piśmie.
-
Julian Wojtaś
COO · prowadzenie wdrożeń
Pilnuje harmonogramu i kontaktu w trakcie wdrożenia. Szkoli Wasz zespół i opiekuje się Wami po starcie.
-
Wiktor Gołecki
CTO · architektura systemów
Buduje DAPLO Crew: bazę, ekrany, serwer i dokumenty powstające z danych.
-
Kacper Mątewski
Bezpieczeństwo systemów
Testuje system na bliźniaczej kopii przed oddaniem. Pilnuje uprawnień, kopii zapasowych i zabezpieczeń serwera.
Współpraca
Zaczynamy od jednej ekipy i jednego wyjazdu.
Decyzję o wdrożeniu podejmujecie dopiero wtedy, gdy wiecie, co dokładnie dostaniecie i ile to kosztuje.
30 minut
Rozmowa wstępna
Poznajemy skalę Waszych wyjazdów: liczbę ekip, stanowiska i firmy w grupie. Nie potrzebujemy danych osobowych.
- Wiecie, czy DAPLO Crew pasuje do Waszego procesu
Wynik w 48 godzin
Diagnoza jednej ekipyPokaz na Waszym przykładzie
Na danych jednej ekipy sprawdzamy, co jest gotowe, czego brakuje i kto odpowiada za każdy brak.Pokazujemy, jak wyglądałby komplet i lista braków dla ekipy o Waszym składzie.
- Raport z listą braków i źródłem każdego wymoguKonkretny obraz pracy z systemem
- Koszt zaliczamy na wdrożenie w ciągu 30 dniBez danych osobowych
Kilka dni
Wdrożenie
Przenosimy dane pracowników, Wasze wzory dokumentów i firmy z grupy. System testujemy na jednej ekipie.
- Przeszkolony zespół
- Odbiór systemu
Pytania
Pytania, które słyszymy przed pierwszą rozmową.
Brakuje Waszego? Zadajcie je Markowi w rozmowie.
Ile to kosztuje?
Cenę diagnozy Marek podaje w rozmowie, zanim cokolwiek podpiszecie. Cenę wdrożenia i opłaty miesięcznej, zależnej od liczby osób w wyjazdach, dostajecie na piśmie przed podpisaniem wdrożenia. Koszt diagnozy zaliczamy na wdrożenie podpisane w ciągu 30 dni.
Mamy program kadrowy. Po co drugi system?
Program kadrowy zostaje. DAPLO Crew prowadzi wyjazd konkretnej ekipy za granicę: komplet dokumentów z jednej kartoteki, na Waszych wzorach.
Ile trwa wdrożenie i ile czasu zabierze kadrom?
Kroki: zakres, umowa, import danych, Wasze wzory, test na jednej ekipie, szkolenie, odbiór. Harmonogram dostajecie po diagnozie, na piśmie przed podpisaniem wdrożenia.na piśmie przed podpisaniem wdrożenia.
Wysyłamy ekipy do różnych krajów. Czy to zadziała?
Tak. Kartoteka i komplet dokumentów działają dla każdego kraju, do którego wysyłacie ekipy. Pola i wzory dokumentów pod dany kraj ustawiamy przy wdrożeniu.
Kto odpowiada za dane naszych pracowników?
Wy jesteście administratorem, my przetwarzamy je na podstawie umowy powierzenia, podpisywanej już przy diagnozie.podpisywanej przed przekazaniem pierwszych danych. Konta zakłada Wasz administrator.
Mamy wszystko w Excelu. To nie wystarczy?
Arkusz działa, dopóki ekip jest kilka, a reguły pamięta jedna osoba. Diagnoza pokaże na Waszej ekipie, czego dziś brakuje, kto to załatwia i ile czasu zajmuje ręczna praca.Na rozmowie pokażemy, jak wygląda lista braków jednej ekipy.
Więcej pytań (6)
Czy DAPLO Crew składa wnioski i zgłoszenia, np. A1?
Nie. A1 wydaje ZUS na wniosek złożony przez PUE ZUS, a zgłoszenie delegowania w kraju wyjazdu składa pracodawca. DAPLO Crew pomaga mieć dane ekipy w jednym miejscu, zanim to zrobicie.
Czy system przypomina o końcu A1, badań albo uprawnień?
Dziś nie. Daty umów, aneksów i szkoleń BHP są w kartotece. Daty A1 i badań sprawdzamy w diagnozie.Daty A1 i badań prowadzi dziś Wasze biuro.
A jeśli przestaniemy współpracować?
Dane i wzory dokumentów zabieracie w każdej chwili bez opłat, także po zakończeniu umowy.
W ekipach mamy ludzi spoza UE.
Dane i dokumenty obsługujemy dla całej ekipy. Legalizacji pobytu i pracy nie prowadzimy.
Czy papier znika?
Podpisy zostają w oryginale, skany trafiają do teczki pracownika.
Współpracujecie z doradcami od delegowania?
Tak. Doradca ocenia wyjątki, a DAPLO Crew daje mu komplet danych ekipy i listę spraw do oceny.
Rozmowa
Porozmawiajmy o Waszym najbliższym wyjeździe.
30 minut rozmowy z Markiem. Nazwisk pracowników nie potrzebujemy.
Wybieracie termin
Wolna godzina w kalendarzu Marka. Wolicie telefon? Zostawcie numer albo zadzwońcie.
Dostajecie potwierdzenie
Termin przychodzi na e-mail z plikiem do kalendarza, link do rozmowy Marek wysyła osobno.
Rozmawiamy o jednej ekipie
Wystarczy, że wiecie, ile osób jedzie, na jakie stanowiska i kiedy. Pokażemy, jak wyglądałaby lista braków takiej ekipy.
Marek Gądek
CEO, rozmowy z firmami
Kalendarz wczytuje się po przewinięciu. Jeśli go nie widzicie, zadzwońcie do Marka: .
albo
Zgłoszenie jest u Marka
Marek Gądek oddzwoni na podany numer i umówi 30 minut rozmowy.
Przed rozmową warto mieć pod ręką trzy rzeczy: ile osób jedzie na najbliższy wyjazd, na jakie stanowiska i kiedy jest wylot. Nazwisk nie potrzebujemy.